Secretária administrativa – Campinas

Responsabilidades

• Agendar reuniões e compromissos.
• Coordenar horários para garantir que não haja conflitos.
• Atender chamadas telefônicas de maneira profissional.
• Encaminhar ligações para os departamentos ou pessoas apropriadas.
• Recepcionar visitantes e clientes.
• Informar sobre a chegada de visitantes aos funcionários relevantes.
• Redigir e enviar e-mails, cartas e outros documentos de correspondência.
• Receber e distribuir correspondência recebida.
• Manter arquivos físicos e digitais organizados.
• Garantir que documentos importantes sejam arquivados corretamente.
• Auxiliar na preparação de relatórios e apresentações.
• Coletar e compilar dados conforme necessário.
• Monitorar e solicitar materiais de escritório.
• Garantir que o escritório esteja sempre abastecido com os itens necessários.
• Auxiliar na organização de eventos e reuniões.
• Preparar atas de reuniões e distribuir aos participantes.
• Fornecer suporte administrativo aos colegas de trabalho.
• Ajudar em tarefas variadas conforme a necessidade.
• Auxiliar no processamento de faturas e pagamentos.
• Monitorar e registrar despesas.
• Organizar viagens de negócios, incluindo reserva de passagens e hotéis.
• Desenvolver e manter sistemas de arquivamento eficientes.
• Garantir a integridade e confidencialidade dos documentos arquivados.
• Facilitar a comunicação dentro do escritório.
• Distribuir memorandos e avisos importantes.
• Assegurar que as práticas do escritório estejam em conformidade com as políticas e regulamentos da empresa.

Qualificações

• Proficiência em Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) e outros softwares de escritório.
• Conhecimento no uso de impressoras, copiadoras, scanners e outros equipamentos de escritório.

Habilidade para manter arquivos, documentos e a agenda do escritório organizados.

• Capacidade de priorizar tarefas e gerenciar o tempo de forma eficaz.
• Boa redação e gramática para a criação de correspondências e relatórios.
• Excelente comunicação escrita e verbal.
• Habilidade para lidar com clientes e visitantes de maneira cortês e profissional.
• Capacidade de trabalhar bem com colegas e colaborar em tarefas conjuntas.
• Capacidade de lidar com informações confidenciais de maneira apropriada.
• Antecipar necessidades e tomar a iniciativa para resolver problemas antes que eles ocorram.
• Atenção aos detalhes para garantir que todos os documentos e comunicações estejam corretos e precisos.
• Saber como criar, gerenciar e arquivar documentos importantes.
• Noções básicas de contabilidade para gerenciar pequenas transações financeiras e preparar relatórios financeiros simples.
• Experiência prévia em posições administrativas ou de secretariado é obrigatório.