Auxiliar administrativo sênior – Jundiaí

Missão do Cargo

Prestar assistência nos processos administrativos e financeiros, auxiliando na organização de arquivos, controle de documentos, emissão e lançamento de notas fiscais, elaboração de planilhas e relatórios gerenciais. Reportando-se ao Gerente Financeiro, controla e processa os recebimentos e pagamentos das contas da empresa (fornecedores, impostos, comissões etc.), programa vencimentos via sistema bancário, realiza conciliação bancária e lança notas de entrada no sistema SAP para programação de pagamentos.

Responsabilidades

·        Diariamente prepara os pagamentos a serem efetuados no dia e solicita autorização. Acessa o sistema (Internet) e processa transferências e ordens de pagamento, cuida da impressão de cheques;

·        Acessar os extratos bancários com a movimentação financeira do dia anterior, imprime e confere os lançamentos efetivados com os pagamentos previstos em planilha atualizando o saldo para a programação de novos pagamentos, transferências ou aplicações, conforme orientação do superior.

·        Emitir relatório sobre as inserções dos pagamentos no sistema SAP para controle;

·        Realizar a conciliação bancária para visualizar os pagamentos realizados no período ou analisar os motivos dos não pagamentos em função de eventuais divergências de informação e posterior correção dos dados;

·        Reúne a documentação dos pagamentos efetuados, confere as autenticações e encaminha à contabilização. Arquivar cópias para controle;

·        Periodicamente lista e analisa os pagamentos pendentes por eventuais divergências de informações ou orientações superiores visando evitar restrições comerciais à empresa. Contata as áreas responsáveis para solucionar as pendências, faz as correções e ajustes necessários e programa o pagamento, notificando o fornecedor sobre a ocorrência e conclusão da ação;

·        Conferir e lançar a prestação de contas dos adiantamentos viagens;

·        Contratação de seguro para veículos da frota da empresa, pagamentos de IPVA, DPVAT, licenciamento e multas de trânsito;

·        Participar de treinamentos internos e/ou externos, atendendo orientação ou solicitação efetuada pelo superior imediato;

·        Contatar clientes/fornecedores para confirmar os pagamentos efetuados para a quitação de contas da empresa, alterações ou solicitando prorrogações, pode enviar cópias dos pagamentos se solicitado;

·        Diariamente recebe e confere documentos como: pedido de compra, notas fiscais e faturas de pagamento, verifica o correto preenchimento dos dados, (identificação do fornecedor, valores, datas, pedido de compra), confere cálculos, submete pareceres para apreciação do superior imediato, realiza o apontamento das notas no sistema (SAP), para posterior encaminhamento para pagamento, contabilização e controle;

·        Periodicamente auxilia no inventário do estoque de matérias primas, produtos acabados e Almoxarifado, efetuando a contagem física dos itens armazenados, para controle e contabilização;

·        Executar outras tarefas relacionadas ao cargo a critério do superior;

·        Participar de treinamentos internos e/ou externos, atendendo orientação ou solicitação efetuada pelo superior imediato;

·        Realizar qualquer outra atividade eventual em que seu superior imediato necessitar desde que treinado e capacitado para atuação;

·        Diariamente emite nota de faturamento, simples remessa, entrega futura, remessa de conserto/ industrialização, prestação de serviço e devolução de mercadoria da empresa através de sistema informatizado (SAP);

·        Incluir centro de custo dos projetos através de sistema informatizado para liberação de aceite comercial;

·        Cadastrar pedido de venda no sistema SAP;

·        Criar pasta na rede, para arquivo de todos os documentos dos clientes, fornecidos no aceite comercial;

·        Manter seu local de trabalho limpo e organizado.

Qualificações

Experiência Mínima de 3 anos na função.

Formação

Formação: Superior em Administração, Economia, Logistica ou Contabilidade.

Competência Técnica

Informática (Pacote Office) – Excel Avançado.

Experiência com ERP SAP Business One, será um grande diferencial.

Inglês básico

Vaga para inicio imediato!