ASSISTENTE ADMINISTRATIVO – Indaiatuba

Executar serviços de recepção; atendendo e realizando telefonemas e recebendo, separando e encaminhando correspondências; prestando serviços gerais e administrativos no setor, zelando pela organização e limpeza; realizando ligações e atendendo às diversas linhas telefônicas do PABX; arquivando e organizando documentos da área, bem como realizando demais atividades correlatas.

• Acompanhar e efetuar o envio de correspondências e demais encomendas para clientes e fornecedores, através de empresas de logística ou correio, elaborando etiquetas de identificação, controlando os rastreios, bem como contatar e solicitar serviços de motoboy;
• Controlar recebimento de correspondências e passar ao setor responsável;
• Inserir solicitações de compra pertinentes ao departamento no SAP;
• Atender e realizar telefonemas e receber, separar e encaminhar correspondências;
• Prestar serviços gerais e administrativos no setor, zelando pela organização e limpeza;
• Recepcionar, liberar e orientar a entrada de clientes, visitantes, fornecedores e prestadores de serviços; Realizar ligações e atender às diversas linhas telefônicas do PABX (Central Automática de Comunicação Interna e Externa);
• Solicitar cartões de visita dos colaboradores;
• Entregar e controlar cartões de acesso ao prédio quando se tratar de prestadores de serviço;
• Enviar e receber as correspondências e malotes da empresa, bem como as distribuir e/ou solicitando a distribuição das mesmas aos colaboradores, áreas ou endereços;
• Arquivar e organizar documentos da área;
• Atualizar lista de ramais internos e informar as alterações a todos os colaboradores da empresa;
• Solicitar café da manhã/tarde, almoço e jantar para área produtiva em hora extra;
• Solicitar serviços de cartório para as áreas e controlar os pedidos dos mesmos;
• Efetuar gestão da padaria, controlar quantidade de pães de acordo com a quantidade de funcionários;
• Correios : solicitações, agendamento ao motoboy, confecção de etiqueta, despacho e conferência. Gestão do Fluxo de pagamento, inserir informações no SAP, separar por CC .

Departamentos solicitantes:

• Comex: Documentos Bancários
• PD: Amostras Diversos – Time Comercial (Biodiesel e Feed)
• QA: Amostras para laboratórios, Documentos e apostilamento.
• Regulatório – Amostras, apostilamentos
• Financeiro: Envio Documentos
• Motoboy – gestão das solicitações das áreas.
• Serviço utilizado em CORREIOS, CARTORIO, ENTREGA DE AMOSTRAS EM LABORATORIO, BANCOS EM GERAL
• Acompanhamento do roteiro.
• Acompanhamento de Entrega/envio.
• Recebimento
• Gestão do fluxo de pagamento, inserir informações no SAP e separar por CC.
• Cartório
• Áreas solicitantes; PD, QA, financeiro, regulatório;
• Gestão de liberação junto ao cartório.
• Agendamento com o motoboy
• Liberação com o cartório e preenchimento de fichas.
• Acompanhamento de entrega e recebimento.
• Gestão do fluxo de pagamento, inserir informações no SAP e separar por CC.
• Gestão de Padarias – café da manhã colaboradores.
• Controle e gestão de pães de acordo com a quantidade de funcionários;
• Gestão do fluxo de pagamento, inserir informações no SAP e separar por CC.
• Controle para recebimento, alinhar a comunicação interna da operação mediante atendimento, registros, recebimento, distribuição, envio de correspondências das áreas – DHL /UPS/ CORREIOS/ amostra Geral (comercial e clientes) e recebimento de amostras entre Unidades (Transferências) .
• auxilio a Carga e descarga – no geral, fornecedores não sabem onde carrega e descarrega, recepção costuma auxiliar.
• Este processo chega à recepção sem informação de Destinatário, informação inexistente de quem deverá receber, sendo assim, recepção faz a gestão e entrega desta encomenda/carta, demanda tempo.
• Controlar acesso a Unidade, entrada de prestadores, funcionários;
• Prestadores de serviço não indicam com quem deverá fará o atendimento CFS, sendo assim , a recepção precisa buscar quem será a responsável do processo.
• Recepção Geral, atendimento ao balcão e telefonia;
• Solicitações de cartões corporativo dos colaboradores;
• Atividades administrativas diversas – liberação de acessos, atendimento a demandas de escritório e cliente interno.