Secretária Executiva – Dourados

Job Description

A secretária executiva fará assessoria para os presidentes e diretores na organização de agendas, compromissos e eventos profissionais. Realizar e receber ligações. Recepcionar visitantes. Providenciar logística de viagens. Apoiar os executivos na administração do seu tempo e no gerenciamento eficaz da transmissão e difusão das informações e realizar as atas do conselho.

Responsibilities and assignments

• Recepcionar clientes, visitantes e colaboradores, a fim de garantir o adequado atendimento/encaminhamento destes; Realizar e atender ligações telefônicas, visando garantir o correto encaminhamento as chamadas recebidas e o filtro adequado das ligações repassadas aos executivos;
• Controlar a agenda de compromissos do Presidente e/ou Diretores da Cooperativa, marcando reuniões, visitas e compromissos de forma geral, a fim de informá-los diariamente sobre as atividades e assuntos agendados e otimizar o tempo do executivo;
• Redigir e/ ou digitar correspondências diversas, atas de reuniões, planilhas, relatórios, tabelas, apresentações e outros, bem como manter atualizados os arquivos manuais e informatizados, visando garantir o adequado controle das informações da presidência / executivos da cooperativa. Apoiar a formalística do processo assemblear das cooperativas, a fim de cumprir os normativos internos e externos;
• Providenciar a emissão de passagens, reservas de estadia e adiantamentos para viagens, a fim de proporcionar ao executivo condições para a realização de suas atividades e a otimização de seu tempo, organizando a logística completa da viagem;
• Organizar e providenciar a logística necessária para as reuniões, relacionadas com o expediente do Presidente e da Diretoria e dos eventos de responsabilidade destes;
• Realizar o apoio aos eventos gerais da Cooperativa (convenção, seminários, datas comemorativas, reunião de gerentes de agência).

Requirements And Qualifications

• Ensino Superior completo ou em andamento;
• Domínio em redação empresarial;
• Técnicas secretariais;
• Comunicação;
• Boa escrita;
• Experiência Profissional em assessoria de executivos ou serviços administrativos de apoio será um diferencial.
• Residir em Dourados-MS

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