Assistente Administrativo – Imbituba

• Manutenção e controle da frota:
• Realiza monitoramento e rastreamento de veículos próprio, a fim de controlar o custo das frotas.
• Auxilia na administração de combustíveis e na gestão de consumo;
• Controlar a regularidade da documentação dos veículos, multas e infrações, adotando as medidas necessárias para a conformidade documental.
• Manutenção dos veículos: garantir que todos os veículos da empresa estejam em boas condições de funcionamento. Isso inclui coordenar manutenções prevenvitvas regulares e as corretivas, providenciarndo os reparos, quando necessário;
• Limpeza dos veículos: Garantir cronograma de limpeza para a boa conservação dos veículos;
• Gerenciamento de Registros: manter um registro detalhado de todas as informações relativas aos veículos da firma, como quilometragem atual, consumo de combustível e histórico de manutenção;
• Coordenação dos motoristas: responsável por coordenar os motoristas da empresa, garantindo que eles estejam nos locais certos nas horas certas e cumprindo todas as regras e regulamentos da organização e da legislação de trânsito, controlando o cumprimento do roteiro de viagem com o rastreador do veículo;
• Preenchimento de KPIs que envolvem este processo.
• Viagens e Prestação de Contas de Colaboradores – Despesas de Viagens e adiantamentos diversos:
• Fazer reservas de viagens;
• Controlar e conferir despesas de viagens, seguindo os normativos do setor;
• Enviar e reconciliar relatórios de despesas de viagens ou outros adiantamentos para reembolso que se fizerem necessário.

• Manutenção e melhoria Predial:
• Gerenciar abertura, fechamento e controle de ordens de serviços de manutenção predial;
• Relata sobre as necessidades de manutenção de cada tipo de bem;
• Solicita o material necessário para os reparos e consertos.
• Pesquisar fornecedores em potencial e realizar orçamentos;
• Solicitar aprovação de orçamentos e solicitações de compras;
• Cadastrar fornecedores no sistemas;
• Acompanha tarefas de manutenção, consertos e reparos na sede ou outras unidades;
• Atua em conformidade com as orientações superiores e normativos internos;
• Preenchimento de KPIs que envolvem este processo.

Atividades gerais de apoio administrativo do seu setor:

• Auxiliar a elaboração de relatórios, planilhas, planejamentos e programações da organização;
• Providenciar os trâmites para pagamentos e ressarcimentos, utilizando sistemas e planilhas, seguindo normativas e procedimentos internos;
• Auxiliar os processos de auditorias internas e externas, quanto aos assuntos pertinentes ao departamento;
• Manutenção de documentos digitais ou fisícos: Registrar entrada e saída, selecionar, encaminhar para as pessoas e setores corretos, conferir e realizar os procedimentos conforme estabelecido, assim como arquivá-los e ordená-los.
• Registro de informações: Confeccionar e alimentar planilhas e sistemas conforme orientação e dados coletados. Efetuar cálculos e análises de acordo com as informações solicitadas.
• Acompanhar processos administrativos: Verificar prazos e vencimentos de notas fiscais, contratos e documentos em órgãos públicos.
• Atendimento ao público: Receber e efetuar ligações para fornecedores e clientes conforme solicitação. Esclarecer dúvidas e tornar-se referência, acompanhando as mudanças ocorridas na empresa com ética e sigilo necessários.
• Suporte ao almoxarifado de materiais de escritório e de uso e consumo: Controlar entrada e saída de materiais, efetuar a solicitação de produtos conforme requerimento, realizar a cotação de produtos e serviços, conferir materiais solicitados e notas fiscais emitidas.
• Auxiliar os departamentos e filiais quanto aos procedimentos, regras e normas pertinentes às responsabilidades do setor;
• Identificar possíveis problemas, erros relacionados aos procedimentos de trabalho e atividades e reportar aos responsáveis, de modo a facilitar a identificação das causas e resolução;
• Elaborar, quando necessário, memorandos, atas, minutas e ofícios, relacionados às atribuições e responsabilidades de seu setor;
• Elaborar, quando necessário, apresentações utilizando ferramentas do Pacote Office, como por exemplo Excel e PowerPoint ou outros meios tecnológicos;
• Apoiar o seu setor em oturas atividades, quando se fizer necessário, sob orientação do gestor da área.

Sofit Skills:

• Boa capacidade de comunicação;
• Ética;
• Empatia;
• Cordialidade;
• Resiliência;
• Flexibilidade quanto às mudanças de tarefas;
• Paciência para lidar com pessoas de diferentes personalidades;
• Organização;
• Criatividade;
• Pró-atividade;
• Senso de liderança.

Hard Skills:

• Aptidão com números e cálculos;
• Dominio do pacote office, especialmente Excel de nível intermediário a avançado;
• Conhecimento/Experiência em processos administrativos de Manutenção Predial;
• Experiência com controle de notas e contato com fornecedores.

Requisitos:

• Residir em Imbituba ou região;
• Curso Tecnólogo ou Graduação.